2017年4月6日 更新

ちょっとの配慮で「できる人」と思われるビジネスメールのコツ

今や、当たり前のように、ビジネスの場で使われている電子メール。誰もが当たり前に使っているからこそ、ちょっとした配慮が相手に好印象を残します。たかが1通のメール、されど1通のメールです。メールを上手に使って「できる人」と言われてしまいましょう。

複数の人にメールを送る時の宛名は、役職の高い人から

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会議の議事録やお客様への提案書の送付など、1通のメールを複数の人に送る機会も多いと思います。
その時の宛名の順番、気を付けていますか?

時々、ランダムに並べている人がいますが、役職の高い人から順番に並べるようにしましょう。
メール本文内で複数の人を並べて記載するような時も同様です。
「くだらない」と思う方もいるようですが、年配の方や役職の高い方など、気にする方が多いのも事実。

それこそ、「くだらない」ことで自分の評価が下がってしまうようなことは、避けた方が無難です。

To.に入れるメールアドレスの順番も役職順に並べると、1歩進んだ配慮ですね。
なかなか気づかれにくいところですが、「おっ、やるな」と気づいてくれる人は必ずいます。

日程の調整をするなら、あらかじめ候補日を出す

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営業の訪問や会議の日程など、メールで日程調整することも多いですね。
その時、無駄にメールをやりとりすることがないよう、あらかじめ候補日を出すとスムーズです。

「●●の件で、来週お時間をいただけませんか?●/●(●)終日、●/●(●)10:00~12:00は訪問可能です。ご都合はいかがでしょうか?もし、ご都合がつかないようでしたら、ご都合の良い日時をお知らせください」と記載しておけば、相手は返事をしやすいですね。

もし、自分から候補日を出すのは・・と思うのであれば、「来週ご都合の良い日時をお知らせいただけますか」と「いつの予定を知りたいのか」を書くのがおすすめです。

メールはいつ開かれるか分からない。急いでいるなら分かるように

メールは電話と違って、相手が自分の好きな時間に読むことが出来るのが、メリットの1つです。

裏を返せば「いつ読まれるかは、相手次第で分からない」ということです。
すぐに読んで返事をしてくださるかもしれないし、相手が忙しくて放置されてしまうかもしれないのです。
 
日程調整やある期日までに返事が欲しい時は、この「いつ読まれるか分からない」というのが曲者です。
なかなか返事が来ない相手にヤキモキした経験がある方も多いのではないでしょうか。

こんな無駄なドキドキをしないためにも、急いでいる時、期日までに返事が欲しいときは、それを伝えるようにしましょう。

例えば、メールのタイトルに【至急】や【要返信】と入れておく。
メールの文末に「恐れ入りますが、●日までに日程のご連絡をお願いいたします」と書いておく。

これだけで、相手は返信しないといけないメール、すぐに確認しなければいけないメールと認識してくれます。多い人だと1日に何百通と届くメール。埋もれてしまわないように、送信者側で出来る工夫はしておきましょう。

メールは万能ツールではない。他のコミュニケーション手段と併用して

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メールは確かに便利なツールです。
しかし、万能ツールではありません。

「できる人」は他のツールを組み合わせてコミュニケーションすることが、とても上手です。

お客様とのやりとりをメールだけで済ませるのではなく、例えば電話で先に話をしておいてから、確認のためにメールを送る。
社内の人に依頼メールを送ったら、直接相手のところに行って、「よろしくね。」と声をかける。

こんなプラスαが、メールをより有効なコミュニケーション手段にしてくれるのです。
ビジネスにおいて、なくてはならないメールでのコミュニケーション。
ぜひ、上手に使ってくださいね。
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キャリアコンサルタント 古賀ちぐさ キャリアコンサルタント 古賀ちぐさ