2016年9月16日 更新

うまくコミュニケーションが取れない!本当に同じものを見ていますか?

部下や同僚に仕事のお願いをしたのに、何度説明しても思ったように仕上げてくれない。普通、この説明をしたら、あそこまでやってくれるよね?だから自分でやった方が早いんだよな。そんな風に思っていませんか。実は、単にコミュニケーションがうまく取れていないだけかもしれないですよ。

うまく伝わらないのは、うまく伝えていないから

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「何度説明しても思ったように仕上げてくれない!」と指示した方は思い、「あんな説明で出来るわけないじゃない。人に頼むなら、ちゃんと説明してよね!」と指示された方は思う。

上司や部下という関係でなく、同僚同士や部署同士でもありがちな話ですよね。
そして、お互いにイライラがたまっていくと「人に頼むより自分でやった方が早い」「あの人の仕事はやりたくない」という結論に達し、うまく仕事が回らなくなるのです。

この問題、伝える側が少し工夫するだけで、かなり解消することができるんですよ。

目的と背景をきちんと説明しよう

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仕事を依頼するとき、「あっ、あの作業お願い」と作業だけを指示していませんか?

何も説明がなく作業だけを指示されると、指示された側は、なぜ、それをやるのかが分からず、ただただ言われたことだけを行ってしまいます。
目的が分からないから、応用ができないのですね。

それを「この仕事はこういった背景があって、こういう目的のためにやっている。その中であなたにお願いしたいことはこういうことだ」と説明すると、何のためにその作業をするのかが分かるため、意味あるものになるのです。

少し気の利く相手だと「●●ということは、ここもこういう形にした方がいいですか?」と自主的に質問してきてくれます。これだと仕事の指示もスムーズに進みますよね。

仕事を依頼する段階で、相手と認識を合わせておくというのは、とても大事です。
相手は自分ではないのだから、「分からなくて当たり前」と説明を省こうとするのではなく、できるだけ丁寧に説明するだけで、その後がスムーズになるのです。

自分が理解していることは、相手も理解していること・・ではない

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実は、仕事ができる人にありがちなのが、自分が理解できたことは、相手も同じように理解できるだろうという誤解なのです。

そして、この誤解が実にやっかい。
本来、相手はあなたではないですから、同じように理解できるとは限らないのに、なぜかそう思ってしまう。

すると、相手がどこまで理解できたか、自分と同じ方向を向いているかを確認することなく進めてしまうのです。そして、「もうすぐ終わり」と思うタイミングで、ズレに気付き、ガッカリする。

そして、ここからズレを直そうとすると、ものすごく時間も労力もかかるんですよね。

だから、仕事を依頼した時には、必ず「どんな風に理解したか」「どうやろうと思っているのか」を最初に確認をしておくこと。

特に、新卒であろうが中途であろうが、入社したばかりの人や、一緒に仕事をするのが初めての人などには丁寧に確認作業をしておくこと。
慣れてくるとお互いに相手のことが分かるので、そこまでやりとりしなくてもスムーズに出来るようになりますが、最初の頃はお互いに相手のことが分からないので、確認作業はとても大事。

この手間を惜しむと、後から苦しむ羽目になるので、手を抜かないでくださいね。

最後はお互いの思いやり

仕事は自分以外の誰かと協力して行うもの。

だから、「普通はこうする」「これが当たり前」という自分勝手な考えでコミュニケーションを取ると、途端にうまくいかなくなります。

指示をする側も指示される側も、それぞれ「相手にどうやったら伝わるかな?」「相手は何を望んでいるのかな?」と考えて行動することが大事です。

ぜひ、自分勝手なコミュニケーションの取り方になっていないか、振り返って考えてみてくださいね。
そして、もし、自分勝手だったなと思ったら、今日からでも行動を変えてみてください。
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キャリアコンサルタント 古賀ちぐさ キャリアコンサルタント 古賀ちぐさ